Location de salles

Changements à compter du 8 juillet 2024

À compter du 8 juillet 2024, les réservations de salles se feront uniquement via un formulaire en ligne*. Les réservations par téléphone ne seront plus possible. Cette nouvelle procédure permettra d'attribuer plus facilement les salles selon l'ordre du premier arrivé, premier servi.

• Réserver une salle : Un agent du bureau traitera à la demande dans les 48 heures ouvrables (du lundi au vendredi).
• Vérifier la disponibilité des salles
  (consultez la procédure pour vérifier la disponibilité avec un appareil mobile et avec un ordinateur)

*Les personnes qui auraient besoin d'aide pour remplir le formulaire pourront aussi se présenter au bureau du Service des loisirs et de la culture afin d'obtenir du soutien. 

Aucune récurrence de location n'est possible pour l'ensemble des salles pour les citoyens et les entreprises privées. 

Délai minimum pour effectuer une réservation : 2 semaines

Modes de paiement acceptés

• Crédit (Visa et Mastercard)
• Débit
• Chèque libellé à l’ordre de la Ville de Vaudreuil-Dorion
• Argent comptant

Le locataire doit assurer le paiement de la salle dès la réception de son contrat. 

Permis d'alcool

Si vous prévoyez servir ou vendre de l’alcool lors de votre événement, vous devrez d'abord en informer l’équipe responsable de la location de salles. Si nécessaire, vous devrez faire les démarches auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux afin d’obtenir un permis pour service ou vente d’alcool, et ce, au moins 15 jours avant la date de votre événement.

Informations 

Communiquez avec le Service des loisirs et de la culture au 450 455-3371, option 4.

(Pavillons de Bel-Air et Normand-Desjardins disponibles seulement)

Les personnes intéressées à réserver des salles pour organiser des fêtes familiales, entre le 23 et le 31 décembre ainsi que les 1^er et 2 janvier, devront le faire avant le 1^er octobre à 12 h, soit en complétant le formulaire, en envoyant un courriel ou en téléphonant au 450 455-3371, option 4. Une seule inscription par adresse. Les salles seront attribuées par tirage au sort. Tarification majorée de 30 % applicable durant cette période. Un agent de bureau communiquera avec l’ensemble des gens inscrits au tirage au plus tard le 15 octobre.

* La location de salles durant le temps des fêtes est réservée aux résidents. 

Les différentes salles en location au Centre multisports André-Chagnon (3093, boul. de la Gare) peuvent accueillir jusqu’à 365 personnes. L’Internet y est disponible. Le montage et le démontage sont inclus dans la location. Location minimale de quatre heures.

Aucun remboursement n’est offert si le locataire quitte les lieux avant la fin de la période de la location.

Si le locataire dépasse la période de location prévue au contrat, le tarif horaire est majoré de 50 % pour la période d’utilisation des lieux excédant la période de location prévue.

Consultez le Guide de location de salles pour connaître les équipements inclus et les configurations possibles. 

Plan des salles

L'Opticentre St-Jean-Baptiste (145, boul. Harwood) peut accueillir jusqu’à 240 personnes. L’Internet y est disponible. Le montage et le démontage sont inclus dans la location. Location minimale de quatre heures.

Aucun remboursement n’est offert si le locataire quitte les lieux avant la fin de la période de la location.

Si le locataire dépasse la période de location prévue au contrat, le tarif horaire est majoré de 50 % pour la période d’utilisation des lieux excédant la période de location prévue.

Consultez le Guide de location de salles pour connaître les équipements inclus et les configurations possibles. 

* Possibilité de louer des équipements audiovisuels

Les salles situées au pavillon Normand-Desjardins, au pavillon de Bel-Air et au Centre Jean-Marc-Ducharme sont réservées à l’usage des résidents de Vaudreuil-Dorion, des organismes reconnus en vertu de la Politique de reconnaissance et de soutien des organismes culturels, sportifs et communautaires ainsi que des syndicats de copropriété de Vaudreuil-Dorion. 

*Tarification majorée de 30 % applicable à tous les tarifs pour la location des Pavillons de Bel-Air et Normand‑Desjardins (indépendamment du jour de la semaine où la location est requise) lors des jours fériés pour les événements sociaux. 

**Des travaux de rénovation seront réalisés au Centre Jean-Marc-Ducharme. Pour cette raison, aucune disponibilité n’est offerte pour le moment. Les réservations pour la période du 13 janvier au 31 août 2025 auront lieu à compter du 16 septembre, 13 h.

L’Internet est disponible dans ces salles. Le montage et le démontage de la salle doivent être faits par le locataire. Location minimale de quatre heures.

Consultez le Guide de location de salles pour connaître les équipements inclus et les configurations possibles.

J'essaie de consulter les disponibilités en ligne, mais lorsque je sélectionne pour une date précise, je ne vois aucune salle. Est-ce normal?

Si aucune salle n’apparaît à la date que vous avez choisie, cela signifie que toutes les salles sont déjà réservées. Vous devrez effectuer une nouvelle recherche.

Je veux louer une salle chaque semaine afin d’offrir des cours privés, est-ce possible?

La location récurrente est offerte uniquement aux organismes reconnus en vertu de la Politique de reconnaissance et de soutien des organismes culturels, sportifs et communautaires. Elle n'est pas possible pour les citoyens, les non-résidents, les entreprises privées, les OBNL et les syndicats de copropriété de Vaudreuil-Dorion.

Puis-je réserver une salle pour cette fin de semaine?

Pour effectuer une réservation, il y a un délai minimum de deux semaines à respecter.

Comment faire pour réserver une salle pour le temps des fêtes?

La location de salles durant le temps des fêtes est réservée aux résidents de Vaudreuil-Dorion. Les personnes intéressées à organiser des fêtes familiales, entre le 23 et le 31 décembre ainsi que les 1^er et 2 janvier, devront le faire avant le 1^er octobre à 12 h, en remplissant un formulaire. Une seule inscription par adresse est permise et les salles seront attribuées par tirage au sort. La tarification est majorée de 30 % durant cette période.

Je me cherche un traiteur pour mon événement, avez-vous une entreprise locale à me recommander?

Malheureusement, nous n’offrons pas les coordonnées des services de traiteur de la région.

Je prévois servir de l’alcool lors de mon événement, est-ce autorisé?

Si vous prévoyez servir ou vendre de l’alcool lors de votre événement, vous devez le préciser lorsque vous remplissez votre formulaire de réservation.

S’il s’agit d’un événement familial (citoyen ou non-résident) de moins de 200 personnes, le permis n’est pas obligatoire s’il y a service d’alcool. Cependant, le responsable de la location doit avoir obtenu l’autorisation de la Ville pour en consommer lors de son événement. S’il y a vente lors de l’événement familial, dans ce cas, le permis est exigé même s’il y a moins de 200 personnes.

Si l’événement est ouvert au public ou prévoit accueillir plus de 200 personnes, le permis est aussi exigé.

S’il s’agit d’une entreprise ou d’une OBNL, le permis est obligatoire (vente ou service), et ce, peu importe le nombre de personnes attendues.

Vous devrez faire les démarches nécessaires auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux pour obtenir un permis pour service ou vente d’alcool, et ce, au moins 15 jours avant la date de votre événement.

Une fois votre permis reçu, vous devrez nous en faire parvenir une copie par courriel. Vous devrez vous assurer d’avoir votre permis en main lors de votre événement.

Les nappes et la vaisselle sont-elles incluses?

Les nappes et la vaisselle ne sont pas incluses dans la location de nos salles. Les tables et les chaises sont incluses. Vous avez également accès à une cuisine comprenant un réfrigérateur, une cuisinière, une hotte, un comptoir et un lavabo.

Pour plus d'informations sur la location de salles et pour consulter les équipements inclus, vous pouvez consulter le Guide de location de salles.

Offrez-vous la location d’équipements audiovisuels (système de son, projecteur, etc.)?

La location d’équipement est offerte à tous, à l’Opticentre St-Jean-Baptiste, moyennant des frais supplémentaires. Pour connaître tous les détails, vous pouvez consulter le Guide de location de salles.

À noter qu’il est permis d’apporter votre propre équipement audiovisuel. Toutes nos salles possèdent la licence musicale SOCAN.

J'aimerais installer une structure gonflable pour les enfants lors de ma location de salle, est-ce que cela est autorisé?

Les structures gonflables ne sont pas autorisées ni à l’intérieur ni à l’extérieur de nos salles.

Est-ce possible de modifier la configuration du montage?

Concernant le plan de montage, il est possible de modifier la configuration des salles si la demande est présentée 10 jours avant la date de l’événement. Aucun changement ne sera accepté à moins de 10 jours de l’événement.

J'aimerais apporter des animaux/reptiles lors de mon événement, est-ce que c'est autorisé?

Les animaux et les reptiles ne sont pas autorisés à l’intérieur de nos salles, à moins qu'ils ne fassent partie d'un service d'assistance certifié (chien guide).

Je veux annuler ma location de salle, que dois-je faire?

Veuillez remplir le Formulaire de modification ou d'annulation - Réservation de salle pour procéder à l'annulation de votre location de salle. Selon la politique d’annulation en vigueur, des frais peuvent être appliqués.

Puis-je utiliser des réchauds à gaz à l’intérieur?

Les réchauds à gaz ne sont pas autorisés ni à l’intérieur ni à l’extérieur. Seuls les réchauds électriques sont autorisés à l’intérieur de nos salles.

Tout équipement inflammable, incluant des chandelles, bonbonnes de propane ou de butane est interdit.

Les activités sportives sont-elles autorisées à l’intérieur des salles?

Les activités sportives ne sont pas autorisées à l’intérieur de nos salles.

Est-ce possible de visiter la salle ?

Oui, cela est possible. Cependant, pour conserver la confidentialité des activités en cours, vous devez avoir obtenu au préalable une confirmation de l’équipe de location de salles avant de vous présenter.  La visite doit être planifiée selon les conditions suivantes :

• Pour les pavillons Normand-Desjardins et de Bel-Air ainsi que pour le Centre communautaire Jean-Marc-Ducharme, la visite doit avoir lieu durant nos heures d’ouverture (lundi au vendredi).
• Pour les salles 1, 2, 3, Vestiaire et Traiteur, situées au Centre multisports André-Chagnon, des plages horaires prédéterminées sont offertes de septembre à juin (le mardi avant-midi ou le vendredi avant-midi). Un employé de la Ville vous accompagnera lors de la visite durant nos heures d’ouverture.
• Pour l’Opticentre St-Jean-Baptiste, des plages horaires prédéterminées sont offertes de septembre à juin (le dimanche soir ou le lundi après-midi). Durant la saison estivale, les plages horaires seront offertes en fonction des disponibilités de l’employé de la Ville.

Pour planifier une visite, il est possible de nous faire parvenir votre demande par courriel à l’adresse suivante : locationsalles@ville.vaudreuil-dorion.qc.ca ou par téléphone au 450 455-3371, poste 2351.